Ontdek Systeemintegratie met de IT|OT Railway Game!

Digitalisering in de spoorsector neemt steeds verder toe. Dat maakt veel dingen makkelijker, maar sommige processen ook juist een stuk complexer. Een voorbeeld is bij materieelonderhoud waar zowel operationele als digitale status van invloed zijn op de materieelbeschikbaarheid. Om te ervaren tot welke complexe systeemkeuzes dit kan leiden is door Arno Kok (NS & Universiteit Twente) het IT/OT Railway Game ontwikkeld.

Welkom en inleiding
Liselotte Rijnders – Gijsbers, strateeg bij ProRail en co-voorzitter van de kernploeg Systeem Integratie (SI) heette iedereen welkom en lichtte het doel van de bijeenkomst toe. SI gaat over het op beheerste wijze implementeren van wijzigingen in het werkende vervoersysteem, zonder de samenhang van de activiteiten en de integraliteit van het systeem te verliezen. De theorie klinkt eenvoudiger dan het in de praktijk is. De kenniskring probeert op diverse manieren kennis en vaardigheden over te dragen om tot betere systeemintegratie te komen, gaf Liselotte aan. Een van die manieren is om betrokkenen met elkaar een serious game te laten spelen waarbij je afstemming van verschillende belangen simuleert en ontdekt hoe je de samenhang kunt behouden. De verwachting is dat deelnemers tegen uitdagingen aanlopen als veranderende risico’s, onverwachte situaties en tijdsdruk. Ze riep de deelnemers op vooral lef te tonen en te durven leren.

Patronen van systeemintegratie
Jan Verbeek (Senior Business Consultant bij ADSE) en Jan-Jaap Voerman (System Integration Manager bij NS), zijn ook onderdeel van de kernploeg SI. In samenwerking met de Universiteit Twente is een onderzoek uitgevoerd naar systeemintegratie. Dit heeft een tiental patronen geïdentificeerd aan de hand van diverse casussen uit de praktijk. De SI patronen laten zien dat de complexiteit niet alleen in de techniek zit, maar vooral in de organisaties. Dat roept de vraag op welke principes we kunnen gebruiken om deze patronen te doorbreken? Het besturen en beheren van een complex ov/spoor-systeem verreist het continue balanceren tussen deze principes, maar levert ook spanningen op.

Railway Game
Arno Kok (Reliability Engineer bij NS en promovendus UTwente) heeft de game ontwikkeld in het kader van zijn promotieonderzoek aan de Universiteit Twente, waar hij kijkt naar diverse aspecten van systeemintegratie. In zijn werk bij NS vond hij in het materieelonderhoud een mooie casus om te gebruiken. Waar voorheen de levensduur van een treinstel of locomotief vooral bepaald werd door de operationele kwaliteit, speelt tegenwoordig ook de digitale status een belangrijke rol.

In het spel komen bijvoorbeeld de principes van verschillende doelen aan bod. Gedeelde (maatschappelijke) systeemdoelen zoals betrouwbaarheid, veiligheid en duurzaamheid moeten in balans worden gebracht met lokale, meer korte termijndoelen van individuele organisaties (vaak bedrijfseconomisch). Daarnaast speelt ook het element korte versus lange termijn een belangrijke rol. Integratieproblemen in het systeem zijn vaak chronische problemen in een organisatie die ook met veel acute uitdagingen te maken heeft.

15 deelnemers uit de sector met verschillende achtergronden namen deel aan deze Railway Game. Zij werden verdeeld over 3 teams die ieder begeleid werden door een spelleider plus een observator. Binnen ieder team waren rollen verdeeld voor onder andere financiën, operationele en digitale vloot technologie en inkoop. We speelden meerdere rondes van 5-jaarse perioden, met als doel om in iedere periode voldoende treinen beschikbaar te hebben om het gevraagde aantal passagiers te kunnen vervoeren op diverse routes. Gepland en ongepland onderhoud, alsook andere situaties beïnvloedde de exploitatie en de teams moesten er gezamenlijk voor zorgen dat de KPI’s gehaald worden binnen gestelde financiële marges.

Conclusies
Aan het eind van de middag evalueerden we het spel en de opgedane ervaringen.

• Spel geeft veel herkenning van dagelijkse werk. Ook daar heb je te maken met verschillende karakters: de een wil eerst overzicht, de ander gelijk vaart maken.
• Dus teams moeten aan elkaar wennen; pas na 3 of 4 ronden kon men pas het proces optimaliseren.
• Het is handig om het onderhoud voor de digitale en operationele technologie zoveel mogelijk samen te voegen, zodat je de trein maar 1x kwijt bent. Echter dit kan betekenen dat de levensduur van de trein eerder verloopt of dat je extra onderhoudsruimte moet realiseren.
• Alle drie de teams hadden de neiging om er gelijk in te duiken, waardoor men de grootste KPI – die van 95% beschikbaarheid – opmerkelijk genoeg uit het oog leek te verliezen. Het op orde maken van de financiële rapportage (investeringen, onderhoud etc.) drukt de aandacht op de operationele punten weg.
• De impact van onvoorziene gebeurtenissen op de hele planning kan erg groot zijn.
• Het inleer-effect van nieuwkomers in een team wordt vaak over het hoofd gezien door de mensen die al langer meedraaien.

Daarnaast bespraken we een aantal opties die het spel nog verder zouden kunnen verbeteren.

Bij de deelnemers en leden van het kernteam SI leeft de indruk dat het spel zeer waardevol is voor iedereen die met de uitdagingen van systeemintegratie te maken heeft. Veel uitvoerders alsook beslissers zijn zich niet bewust van de principes van systeemintegratie. Soms ontbreekt het hen ook aan (technische en/of operationele) ervaring en expertise van het vervoersysteem. Door het spel kunnen mensen zich ontwikkelen van ten minste onbewust onbekwaam naar bewust onbekwaam.

Dit alles biedt voldoende stof voor de Kenniskring SI om na te denken over hoe het bewustzijn over de principes van SI verder vergroot kan worden.